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一、商务活 动中如何正确使用信笺

在繁忙的商务活动中,有时你 并没有机会与客户面对面,但当你经由信差或EMAIL寄出一封信,或传递 给某人你的邀请时,你就在 传达你本人和你工作的精髓与形象。

文字是 人际沟通的基本手段之一。掌握各 种文书的规范格式和写信要求,明确写 作的语言表达和词语运用,能够很好的交流感情、传递信息、沟通联络、联系事物。

一般来讲,公事性 的书信是可以打印的,比如介绍信、公文、通知等。但如果 是带有感情色情,特别是 表达自己的感谢、歉意、邀请之意时,就最好用手写的书信,以示自 己的重视及诚意。如果实 在没有时间手写,至少签 名应该是手写的。

二、信笺代 表你也代表公司的形象

很多著 名公司为了展现优良的企业形象,便于管理,赢得客 户和外界人士对品牌的认同,常常习惯在设备、办公用 品上添加企业的设计符号。甚至有 些公司在办公室内、年历、文件夹、茶杯等 上面都印着公司标记,视觉和 机械变成一样重要了。很多公 司常常一年中花数百万美元来明确他们的商标和公司识别系统。

这一部分有几个重点,请谨记在心:

公司信笺的重要性——在商务 活动中最好用印有公司名称、地址和 电话号码的信封。

如果不 用公司为你们准备的文具,就需要 为自己准备品质佳的社交信笺。

信纸折好才收进信封。即使只是稍微折不好,公司的 整体形象仍会遭到破坏。

你的电 话和传真号码要注明在信签的开头处。因为拨 电话去长途查号台查一个电话号码是相当花钱、费时和恼人的事,所以有 很多人因此不想回电话。

第二张 信低如果与第一张不能相连,那看起 来会相当的不协调。换言之,如果你 的笺头是淡褐色信纸,但第二 张信纸却是不同材质,又是无色,你会发 现你寄送出的信会让人很不舒服。

如果信 笺上的资料要改变(地址、电话号码等),赶紧订购新的信笺。如果用旧式的信笺,应更正在上面的资料,不过只使用一个月,一个月后,你的新 信笺应该就已经送到了。如果你 用那些旧式信笺好几个月,那会显得相当不恰当。

坚持使 用封口黏着性好的信封,因为这 样信封才能黏紧。当你非 要在封口加上玻璃胶带以保安全时,可能会 破坏了信笺的美感。信笺要保持干净。

切记,写信字要大,这样才能方便阅读--不需要用放大镜。

三、商务活 动中给客户发送资料时应注意的问题
商务活 动中我们免不了要与客户进行宣传和交流,商业宣 传及产品介绍可以用电话、传真、信函或 邮寄的形式来传达。当然喽,信函是 传达消息最私人的方法,它也能夹带一些资料--小册子、印刷物、剪报等。不过,如果要大量邮寄,复印可能很昂贵,而且非常不方便。所以,如果是大型邮件,最好的方式就是印刷,公司文 化及相关介绍很容易就能打动大客户、同事、有潜力的客人和朋友。

有关商业资料,有几点要项必须谨记:

公司宣 传资料反映了公司的形象,就跟公司的信笺一样。因此,两项的材质都要好,设计则要更出色。

传达的 内容要有针对性,不要太多,也不能太少,如果对 方弄不清该宣传的目的,它的主 要意义就消失了。

印刷的 宣传资料是最不昂贵的沟通方法;比较正式,能创造 出只属于自己公司的特别气质。

当你收 到商业宣传资料时,你不必要函复已收到。不过,如果你 是该函所提到的主角的私人朋友,应该很 高兴地回复给他或她,借以传达感谢之意,这件事 非常容易被忽略。

商业资 料的正式与非正式设计就和公司的信笺一样,商业资 料应该正确地反映公司的形象。使用相同标志、字体、材质颜色和印刷,有助于 强化公司的同一性。

商业资 料的文字要经过仔细的校对后才打字--任何一 点小小的错误都是很严重的。

正式和 非正式商业资料与介绍使用的措辞应比较书面化,也应比较正式、严谨,内容要清晰、明了,易于理解,版式、色彩要比较吸引人。

符合国 家及有关部门的技术标准和规范,满足用户订单要求,内容无误,材质无误、纸张平滑,墨色均匀,页码正确,尺寸划一,装订整齐,包装结实,标签准确。

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